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温州市司法局“三个升级” 提升海外远程视频公证服务质效

发布日期:2019-01-11

  为解决海外华侨办理公证不便的难题,温州市司法局顺应海外华侨呼声,在司法部和省司法厅的指导下,以“最多跑一次”改革为突破口,以华侨需求为导向,创新海外华侨公证服务模式,通过远程视频技术,改变空间距离,在全国率先开展海外远程视频公证取证工作,并将公证作为温州市委、市政府着力培育的为侨服务“全球通”服务品牌主打产品。截至目前,通过远程视频为海外华侨提供公证服务312件,提供公证业务远程咨询593人次,取得明显成效。这一工作先后得到浙江省委书记、省长,全国侨联副主席等诸多领导的批示肯定。中央人民政府网站、人民日报、新华社、法制日报、欧华联合时报等官方网站和国内外主流媒体也相继作出报道。

  一、聚焦华侨需求,推动服务覆盖面扩大升级。一是梳理高频涉侨公证服务清单。全面梳理华侨常用的公证事项,制定海外远程视频公证服务目录,将业务范围从最初只提供放弃继承声明取证服务,扩大到国籍公证、保证书公证、出生证明公证等十八项公证取证服务。统一编制简单易懂的办事指南,内含申请材料、办理流程、办结时限等内容,消除模糊条款,贯彻落实“放管服”改革要求。二是统筹联络点布局。根据温州70万华侨“全球分布,地区积聚”的特点,按照“成熟一个、设立一个”的思路,稳妥推进海外联络点提质扩面。目前,已经在法国、意大利、南非、阿联酋等四个国家5个城市建立6个海外公证视频取证联络点,并有效辐射惠及周边国家地区的华侨华人。三是扩大服务窗口分布。充分发挥温州海外远程视频公证“试验田”的作用,及时总结华东公证处、文成县公证处的试点经验,推进在瓯海、乐清、瑞安、永嘉等华侨人数较多的区域有序开展该项服务,实现更大范围的国内外数据互通、设备共享,让海外远程视频公证试点成果更多更好惠及广大华侨。

  二、聚焦技术融合,推动硬件保障强化升级。一是统一远程视频取证服务平台。根据海外远程视频公证的实际需求,将互联网的优势与公证严格的办理程序充分融合,开发远程视频取证服务系统,支持远程人证比对、身份识别、远程询问、实时文书制作传输、电子签名、全程录音录像等功能,将办证方式由传统物理“面对面”向远程视频“面对面”转变。二是融合公证各类系统。利用公证书编号的唯一性实现远程视频取证服务系统与公证办证系统、电子档案存储系统、政务信息查询系统的有效对接,实现车辆登记、婚姻登记、户籍登记、不动产登记信息等8大类数据的实时在线查询,远程核实取证相关证据的保存加密。三是明确联络点建设标准。制定《海外公证联络点管理办法》,明确海外联络点必须有名称、固定的办公场所和若干名公证联络员,必须配置电子显示屏、计算机、打印机、高拍仪、身份识别仪、360度无死角全场景监控摄像头、专线网络等硬件设备,最大限度保障当事人与公证员的远程“面对面”。

  三、聚焦品牌培育,推动服务机制提档升级。一是规范办证流程。在《公证程序规则》的基础上制定《远程视频公证服务规程》,由当事人的国内亲属事先提出公证申请、提交证明材料,公证机构进行预受理,在远程视频办理公证时尽可能地简化、合并办证环节,最大程度上根据海外远程视频公证的服务特点对办理流程进行优化再造,将涉侨公证的办理时限由原来的20天、跨国跑2趟左右,缩短为1小时左右、无需跨国跑。二是规范服务标准。参照国内公证机构管理制度,制定《远程视频室管理办法》、《远程视频公证服务人员工作规范》等管理制度,对服务标准、工作流程、工作环境、工作考核等作出规定,切实提升海外联络点、国内视频室的服务水平,着力实现海外远程视频公证服务的常态化、规范化、长效化。三是规范海外联络员选聘。制定《海外公证联络员、海外公证信息员聘用及管理办法》,由温州市公证员协会在海外联络点当地聘请中国籍、掌握一定中国法律知识、热心公益事业的温州华侨为海外公证服务联络员,明确选聘条件、任期、职责、考评方式、培训方式等,加强海外公证联络员队伍建设,为海外远程视频公证服务提供坚实的人员保障。